Chargé de projet et affaires générales à la direction du GHAM (Contrat d'apprentissage) F/H

Activités principales

Projet 1 : fluidifier le circuit informationnel et structurer les affaires générales (instances, conventions, contentieux, enquêtes, archivage administratif, etc.) en lien avec les directions concernées

• Structurer les affaires générales de l’établissement en lien avec les différentes directions
• suivi des instances et délais règlementaires, de la composition des membres et de leur renouvellement
• rédaction, actualisation et suivi des conventions partenariales (non RH)
• appui des responsables et directeurs dans la gestion des contentieux et signalements
• conseil juridique pour des projets de développement ou restructuration (réformes sectorielles)
• Appuyer la centralisation interne des informations et la traçabilité dans les échanges externes
  • appui du secrétariat dans la traçabilité des réponses aux enquêtes/audits externes
  • appui de la direction dans la participation et prise d’informations à des webinaires/rencontres

• Contribuer à la redéfinition et à l’animation d’une politique d’archivage médico-administratif
  • déclinaison du plan d’action post inspection des archives 2024 (volet administratif)

Liens collaboratifs : directeur délégué, assistantes de direction, directeurs concernés, secrétaire général HCS, service informatique HCS (DSNB), chef du pôle santé publique et performance HCS (DIM), archivistes GHAM/HCS, responsables administratifs

Critères d’évaluation : amélioration de centralisation et de l’archivage des informations

Projet 2 : structurer le pilotage et le suivi des projets majeurs transversaux en lien avec la direction déléguée, la direction projets et transformation HCS et le pôle qualité

• Outiller et formaliser des outils d’animation et de reporting projets majeurs transversaux
  • Appui au pilotage du plan d’efficience à la suite aux audits/évaluations/contrôles
  • Appui au pilotage du projet d’établissement (PE) et de son suivi annuel
  • Accompagnement à la structuration d’une démarche projets collaborative
  • Appui à l’actualisation du PACQ (Plan d'Amélioration Continue de la Qualité)
  • Accompagnement des encadrants dans la réalisation du rapport d’activité annuel

• Maintenir et développer les activités médico-soignantes sanitaires et médico-sociales
  • Coordination dans le montage et le dépôt des autorisations d’activités 2024/2025
  • Appui au pilotage et dépôt des appels à projets (AAP) en lien avec les porteurs terrain

Liens collaboratifs : directeur délégué, directeur projets HCS, directeurs concernés, médecins chefs de pôle, cadres supérieurs de santé, porteurs de projets, référent(s) qualité GHAM, réfèrent(s) communication HCS, directions territoriales concernées

Critères d’évaluation :

• respect du calendrier et de la méthodologie projets HCS pour les autorisations et le PE
• création de tableaux de bord des AAP / projets en intégrant la composante financière
• saisie et actualisation du PACQ au regard des audits et projets structurants

Projet 3 : contribuer au renforcement et l’ancrage des partenariats locaux / levées de fonds

• Développer et structurer les liens partenariaux locaux :
• enrichissement régulier du listing des partenaires du GHAM,
• organisation de collectes de fonds pour des projets spécifiques,
• appui à l’organisation d’évènements promotionnels locaux ou d’actions de communication
• Rechercher des sources de financements externes pour l’organisation d’évènements locaux
• Être le relai local pour les projets de communication structurants et les événements locaux

Liens collaboratifs : directeur délégué, assistantes de direction, directeurs concernés, réfèrent(s) communication HCS, médecins chefs de pôle, encadrants, porteurs de projets,

Critères d’évaluation : structuration et animation d’une dynamique partenariale locale.

Activités complémentaires

• Assurer une veille sectorielle juridique et réglementaire
• Concevoir et rédiger des courriers relatifs à son domaine d’activité
• Concevoir et rédiger des notes relatives à son domaine d’activité
• Concevoir et rédiger des plans d’action relatifs à son domaine d’activité 
• Contribuer à la représentation de la direction en interne et en externe
• Gestion de dossiers ou professionnels par délégation de la direction