Chargé de gestion et de suivi des conventions F/H
Présentation de l'entreprise
Le Centre Hospitalier de Troyes a un rôle primordial dans la vie économique locale
Un employeur important
- 2 500 ETP rémunérés, dont 280 personnels médicaux et 10 Infirmiers en Pratique Avancée (IPA) territoriales
- 900 stagiaires, dont 300 internes
Quelques idées de l’activité de l’établissement
- 2500 naissances
- 50000 passages aux urgences
- 170000 consultations/ actes ou examens
- 140000 journées d’hospitalisation
- 7000 interventions en bloc opératoire
Description du poste
Objectifs
Le/La chargé(e) de gestion et de suivi des conventions assure une gestion rigoureuse, centralisée et homogène des conventions au sein des Hôpitaux Champagne Sud.
Il/elle garantit le respect des échéances, la bonne organisation documentaire, et l’accompagnement des équipes dans leurs démarches en lien avec le Secrétariat général.
Missions principales
Recensement et suivi conventionnel
- Effectuer le recensement exhaustif des conventions existantes au niveau des Hôpitaux Champagne Sud en appliquant la nomenclature
- Tenir à jour la base de données
- Contrôler les échéances et dates de renouvellement
- Réaliser le suivi et tableaux de bord
Gestion documentaire et archivage
- Assurer le classement méthodique de l'ensemble des conventions
- Organiser l'archivage physique et numérique selon les procédures en vigueur
- Maintenir la traçabilité des documents et garantir leur accessibilité
- Veiller au respect des délais de conservation réglementaires en lien avec les archives
Système d'alertes et de veille
- Créer et paramétrer les alertes relatives aux échéances contractuelles
- Assurer le suivi des notifications aux services concernés
- Anticiper les renouvellements
Support administratif
- Participer à l’élaboration d’une bibliothèque de conventions type
- Assurer la relecture et la mise en forme des documents
- Chaque service concerné par le conventionnement reste responsable de la rédaction et du contenu des conventions
Suivi financier des conventions
- Mettre en place un dispositif de suivi financier des conventions, en lien avec les directions concernées et le contrôle de gestion
- Évaluer le coût des partenariats conventionnels et assurer le suivi des dépenses associées, en lien avec le contrôle de gestion
Coordination
- Servir d'interface entre les différents établissements/pôles/services et le Secrétariat général
- Accompagner les équipes dans leurs démarches conventionnelles en respectant la procédure en vigueur
Évolutions possibles du poste
Des missions complémentaires pourront être confiées en fonction des besoins du service et de l’appétence de l’agent, notamment dans des domaines en lien avec la coopération, la gestion et le pilotage des projets et des instances hospitalières.
Profil recherché
Exigences du poste
Amplitude horaire
Lundi au vendredi : 09h-17h
Compétences requises ou à acquérir
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Techniques de classement et d'archivage
- Rédaction administrative
- Connaissance du secteur hospitalier et de ses partenaires
Qualités requises
- Rigueur et méthode : capacité à organiser et structurer l'information
- Sens du détail : précision dans le suivi des échéances et la gestion documentaire
- Capacités rédactionnelles : expression écrite claire et professionnelle
- Qualités relationnelles : aisance dans les échanges avec différents interlocuteurs
- Discrétion professionnelle : confidentialité
- Adaptabilité : capacité à évoluer dans un environnement réglementaire changeant
Quotité de temps de travail
- Temps plein
Type d'emploi
- CDI
A pourvoir le
- 03/08/2026
Métier de rattachement
- Agent administratif (Catégorie C)
Profession réglementée par diplôme d'Etat
- * Non concerné *
Localisation
- 10000 Troyes
Etablissements
- CH de Troyes
Expérience requise
- Débutant accepté
Niveau de diplôme requis
- Bac+2
Rémunération
- selon profil
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