Secrétaire IFSI/IFAS F/H

SPECIFICITE DES MISSIONS EN CONTRAT DE REMPLACEMENT

La personne se verra confier des activités par les quatre secrétaires en poste et par les deux coordonnatrices des formations infirmières, aides-soignantes et de la formation continue.

Les activités des secrétaires sont décrites dans les paragraphes suivants.

Horaires du lundi au vendredi : 7h par jour sur une plage de 8h à 18h, horaire à définir avec la secrétaire

PRINCIPALES ACTIVITES REPARTIES ENTRE LES SECRETAIRES

• Gestion administrative des apprenants
• Accueil, information et inscription des élèves
• Réception des documents des dossiers d’inscription pour l’entrée en formation (gestion et suivis et étude des financements)
• Gestion et tenue des dossiers administratifs, des dossiers scolaires, des prises en charge financières
• Saisie des résultats d’évaluation
• Saisie des absences et suivi des retours des justificatifs d’absence
• Mise à jour et saisies des données sur les plates formes partenaires (Kairos, Odessa, Ramsès, Transition pro, Mon compte formation, DREETS).
• Gestion des déclarations d’accident de travail des élèves
• Gestion administrative des dossiers du diplôme d’état: dossier papier et sur les logiciels dédiés
• Gestion administrative des conventions pour la formation continue
• Gestion des stages
• Collaboration avec la coordonnatrice de stage pour rechercher des places et les enregistrer
• Mise en stage des apprenants
• Assurer le suivi des signatures des conventions
• Gestion de la formation continue
• Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation de participation aux formations
• Administrer les dossiers administratifs des intervenants : CV, rémunération
• Assurer la coordination avec la DRH du CHT

Gestion des instances et des réunions

• Assurer le suivi de la conformité de la composition des instances et la soumettre aux tutelles
• Gérer les convocations des membres et éventuellement des apprenants convoqués en respectant le délai de prévenance
• Gérer les comptes-rendus et les diffuser dans les délais requis

Gestion des intervenants

• Réaliser les courriers et/ou convention de confirmation d’interventions
• Administrer les dossiers administratifs des intervenants : CV, rémunération
• Assurer la coordination avec la DRH du CHT

Activité diverses

• Accueil téléphonique, des étudiants, des intervenants et du public extérieur
• Participer à l’information sur les conditions d’inscriptions et d’études ainsi que sur les aides disponibles
• Traitement du courrier
• Participer aux réunions d’équipe et aux manifestations : portes ouvertes, job-dating, réunions avec les partenaires, journée sportive, …
• Contribuer au suivi et à la mise en œuvre des exigences de la démarche qualité (Qualiopi)
• Contribuer à la réalisation du rapport annuel d’activité
• Gérer les enquêtes diverses
• Contribuer à l’amélioration des outils et méthodes
• Gestion des frais de déplacements des formateurs
• Suppléance entre secrétaires durant les absences
• Taxe d’apprentissage : mailing de sollicitation de versement aux entreprises, envoi des bordereaux de versement aux entreprises, enregistrement des versements en lien avec le service financier, courriers remerciements en lien